Как автоматизировать работу селлера
Управление бизнесом · · 5 мин
Чтобы автоматизировать работу селлера и освободиться от рутины, сначала определите повторяющиеся задачи. Часть работы можно делегировать сотрудникам или привлечённым специалистам, часть — передать инструментам, например расчёт прибыли или подготовку ответов на отзывы. Найм сам по себе не автоматизация, но оба подхода помогают убрать задачи из вашего ежедневного списка. Внедряйте их постепенно, чтобы сохранить контроль над результатом.
Что автоматизировать селлеру в первую очередь
Начинайте с задачи, которая регулярно отнимает время и результат которой можете проверить. Сначала определите работу, которую хотите передать, а уже потом выбирайте сотрудника или инструмент.
Запишите повторяющиеся действия за рабочий день или неделю. Для каждого проверьте:
- сколько ручной работы оно требует;
- откуда берутся данные;
- можно ли записать правило выполнения;
- что произойдёт при ошибке.
Если задача требует оценки ситуации — например, разбора претензии покупателя, — её можно делегировать специалисту. Если действие выполняется по одному правилу, например сведение данных для расчёта прибыли, имеет смысл подобрать инструмент. Эти подходы можно совмещать: инструмент собирает данные, сотрудник проверяет результат и разбирает отклонения.
Что делегировать сотрудникам, а что — инструментам
Сотруднику передавайте задачи, где нужны суждение и общение, а инструменту — повторяющиеся операции с данными. Делегирование не должно просто переносить ручную рутину с вас на менеджера: подумайте, какие действия можно убрать совсем.
| Задача | Что делегировать специалисту | Что передать инструменту |
|---|---|---|
| Расчёт прибыли | Проверку расходов и разбор расхождений | Сбор данных и расчёт по заданным правилам |
| Отзывы | Спорные обращения и проверку ответов | Подготовку типовых ответов и черновиков |
| Остатки и заказы | Контроль запасов, сборки и отгрузки | Передачу остатков и получение данных о заказах |
| Цены | Выбор правил и допустимых значений | Массовое или регулярное обновление |
Расчёт прибыли помогает оцифровать продажи — увидеть в числах, сколько остаётся после расходов. Но инструменту нужны не только данные маркетплейса: необходимо добавить закупочную цену товара и расходы, которых нет в отчётах площадки. Для проверки исходных данных пригодятся инструкции, как читать отчёты Ozon и финансовый отчёт WB.
Например, DatBerry — сервис аналитики продаж для Wildberries и Ozon — сам получает отчёты площадок по API и считает чистую прибыль по каждому товару после комиссии, логистики, рекламы и хранения. Закупочные цены, налоговый режим и расходы вне маркетплейса продавец вносит сам, а менять цены или карточки сервис не может — он только читает данные.
Для отзывов можно использовать подготовку ответов с помощью ИИ. Факты о товаре и ответы на нестандартные претензии должен проверять человек. Подготовка черновика и его автоматическая публикация — разные задачи.
API — способ получать и передавать данные маркетплейса без ручного переноса. Настроенный обмен через API может заменить регулярное скачивание отчётов и копирование данных. WB API и Ozon Seller API предусматривают работу с ценами, остатками и заказами. Какие данные доступны и что можно менять, зависит от возможностей API и выданных прав.
На Wildberries цены также можно обновлять через файл таблицы в разделе «Товары и цены → Цены и скидки». Это сокращает количество действий, но файл всё равно нужно скачать, заполнить и загрузить. Разницу между способами получения данных разбирает статья «Аналитика Ozon: Excel-отчёт или API».
Как передать одну задачу и проверить результат
Внедряйте делегирование и автоматизацию по одной задаче. Если одновременно сменить исполнителей, источники данных и правила работы, будет сложнее понять причину ошибки.
- Запишите ожидаемый результат. Например: расчёт прибыли готовится за выбранный период без ручного сведения отчётов.
- Определите данные и правило. Какие отчёты нужны, какие расходы добавляются отдельно, кто обновляет закупочные цены.
- Выберите исполнителя и инструмент. Назначьте ответственного за результат, даже если расчёт выполняется автоматически.
- Выдайте необходимые права. Для получения данных не разрешайте их изменение без необходимости. В WB API есть доступ только для чтения и доступ с правом записи.
- Проведите пробный запуск. Проверьте результат на ограниченном наборе товаров и сравните с исходными данными.
- Согласуйте действия при ошибке. Кто получит сообщение, остановит неверные обновления и исправит результат?
Например, при передаче обновления остатков сначала сопоставьте товары и склады, проверьте учёт резервов под заказы, затем сравните переданное количество с кабинетом. Обновление остатков своего склада не означает изменение количества товара на складе маркетплейса.
После проверки оцените, какие действия исчезли из вашего списка и не приходится ли постоянно переделывать работу. Только затем передавайте следующую задачу.
Что оставить под своим контролем
Продавцу нужно контролировать итог работы сотрудников и инструментов, а не выполнять за них каждый шаг. Даже правильно настроенная автоматика может обработать неверные исходные данные.
В регулярную проверку включите:
- Прибыль: учтены ли закупочные цены и расходы вне отчётов площадки.
- Цены: соответствуют ли изменения установленным ограничениям.
- Обмен данными: когда он завершился успешно и какие товары не обработаны.
- Отзывы: нет ли неверных обещаний и неподходящих ответов на претензии.
- Доступ: нет ли у сотрудников и подключений лишних прав.
У API есть ограничения частоты запросов, а отдельные операции могут завершаться ошибкой. Поэтому отправку данных нельзя считать успешным обновлением без проверки результата обработки.
Часть проверки прибыли тоже можно передать инструменту. В DatBerry умный помощник за выбранный период показывает товары без заполненной себестоимости, убыточные после рекламы и хранения, с ROI ниже заданного порога и с хранением без продаж — продавцу остаётся разобрать отклонения.
Пример из тестового магазина за три недели: 55 убыточных товаров и 5 с ROI ниже порога, себестоимость заполнена у всех.
Постепенно передавайте специалистам и инструментам повторяющуюся работу. Правила закупок, ограничения цен и порядок решения спорных ситуаций утверждайте сами: делегирование исполнения не снимает ответственности за бизнес.
Частые вопросы
Можно ли начать автоматизацию без программиста?
Для работы с готовыми инструментами, шаблонами и настройками кабинета программист не нужен. Для отдельного обмена данными между системами может потребоваться специалист.
Нужен ли сотрудник в штат для делегирования?
Не обязательно: отдельную задачу можно передать привлечённому специалисту. Важно заранее согласовать результат, сроки, доступ к данным и порядок проверки.
Выберите одну повторяющуюся задачу. Запишите, какой результат нужен, кому или чему передадите работу и как проверите её выполнение.